Article mis à jour le 9 Octobre 2019
Finalement le challenge numéro 1 du dirigeant en 2019 c’est la gestion de son temps en supprimant au maximum les taches chronophages et rébarbatives qui l’empêchent de se concentrer pleinement sur les objectifs de rentabilité de sa structure.
En 2019, le chef d’entreprise jongle en permanence entre la charge administrative de sa structure, sa gestion rh, sa gestion commerciale, la gestion financière, puis viennent la comptabilité et gestion.
Bien souvent sous-estimée par rapport à la gestion du personnel et plus globalement des ressources humaines la gestion administrative occupe pourtant une grande place dans l’esprit des dirigeants d’entreprises de toutes tailles.
Cette sous-évaluation des tâches administrative est aujourd’hui au profit de la marque employeur, de la recherche de salariés polyvalent, ou de la promotion interne du travail collaboratif, bref des relations sociales ! Pourtant la bonne gestion des ressources humaines devrait se conjuguer systématiquement avec une recherche d’efficience administrative pour atteindre LA bonne gestion d’entreprise.
« Ce n’est que du temps »
L’étude publiée par Sage/Plum Consulting démontre en moyenne que la plus grosse perte de temps des gestionnaires de petite et moyenne entreprise en France est due aux tâches administratives.
142 jours seraient perdus chaque année en moyenne par structure soit un peu plus de 6h par semaine consacrée exclusivement à la gestion administrative.
On estime que la perte de productivité des PME à cause des tâches administratives s’élèverait à 43,9 Milliards d’Euros par an.
En répartissant ce manque à gagner auprès des 4 Millions de PME (Lire notre article sur la croissance des PME) enregistrées sur le territoire, ce sont 10 975 € qui sont perdu en productivité chaque année par structure.
Qui ne préférait pas ajouter ce montant à son résultat ?
Quand la facturation coûte
Plus de la moitié du temps consacrée aux taches administratives est consommé par la facturation et l’intégration des documents comptable dans la comptabilité.
Sans prendre en compte le temps passé à l’établissement des devis, le suivi des dossiers, la gestion des contrats, et les relances clients, le gap est large et les outils informatiques ou autres solutions digitales intègrent rarement l’ensemble de ses fonctions.
Les statistiques démontrent qu’une PME sur deux n’utilise en réalité peu voire pas d’outils digitaux pour leurs taches administratives et favorise l’externalisation à un cabinet comptable jugé plus adaptable a son système existant.
Et pour preuve, il est clairement plus simple de téléphoner à son cabinet d’expertise comptable que d’adapter une solution digitale à son propre mode de fonctionnement administratif.
Maintenir sa trésorerie sans transformer ses process
L’ externalisation de la gestion administrative auprès du cabinet d’expertise comptable BBK Management s’inscrit précisément dans ce schéma.
Chargé de la gestion administrative, le cabinet incarne alors un assistant de gestion qualifié avec qui échanger en matière de conseil et de suivi de l’activité quotidienne.
En plus, cette gestion se complète idéalement avec l’intégration comptable.
Les dirigeants qui choisissent cette externalisation font le choix de la souplesse en matière :
– de trésorerie, puisque le cabinet sait mutualiser les différentes missions par client et offrir des tarifs de prestations plus compétitifs que les coûts liés à l’embauche d’un/une eventuel(le) assistant(e) administratif(ve) par l’entreprise
– d’organisation, puisque la mission peut se former de manière ponctuelle (une urgence administrative) ou de manière récurrente (pour assurer la gestion administrative de manière globale) en intégrant ou non la comptabilité de l’entreprise
– de réalisation de la mission, puisque le cabinet peut dépêcher des collaborateurs, assistants de gestion, auprès du dirigeant ou bien réaliser l’ensemble des taches à distance en bonne collaboration avec le comptable responsable du dossier.
Doper sa productivité
Garant aussi bien de ses indicateurs financiers que de l’expérience qu’il accorde à ses clients, la sous-traitance administrative est un bon moyen de re concentrer son temps sur les sujets qui importe plus à l’entrepreneur conquérant qui est en chaque dirigeant.
L’esprit libre de toutes les questions liées au secrétariat qui vont du traitement des courriers jusqu’au suivi des relances, en passant parfois même par la gestion comptable et la paie, tout chef d’entreprise gagne en recul, vision globale, et sérénité au moment de prendre les décisions stratégiques pour son organisation.
Ce souffle retrouvé se vérifie bien souvent dans les tableaux de bord de nos clients.
#Supporter2Leader
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