Activité très en vogue avec le recul du nombre d’enfants placés en garde individuelle, « monter sa crèche » est devenu un sujet répandu mais élude la question de sa gestion post ouverture.
Chez BBK Management on a fait le choix d’aller plus loin que le montage d’une crèche et de s’intéresser à sa gestion.
Quel est le quotidien d’une responsable de crèches ?
Les dirigeants de crèches (associative, d’entreprise ou encore micro-crèche) exercent un métier équivalent à celui de l’entrepreneur.
Dotée de 3 ans d’expériences professionnelles dans l’éducation de jeunes enfants ou titulaire du Diplôme d’État permettant de prétendre à ces fonctions, les directrices des crèches (99% des dirigeants de crèches s’avèrent être des femmes) réalisent quotidiennement de multiples activités.
Présentes sur de nombreux fronts, leur polyvalence et leur agilité contribuent largement à la qualité d’accueil des enfants.
Avec un temps précieux et une vision transversale des activités de la crèche dont elles s’occupent, les directrices de crèches interviennent sur différents plans :
- Administratif : interactions avec le conseil d’administration de la structure (suivant le mode de gouvernance), relations avec les partenaires sociaux (CAF, Mairie, PMI etc.), interlocuteurs des parents d’enfants pris en charge, des autorités de contrôle et des organismes publiques financeurs tels que la CNAF.
- Financier : pour le calcul du prix de revient horaire, de la Prestation de Service Unique par la CAF, ou encore des budgets attribués par la collectivité locale (souvent ramenés à un montant par place), dans la détermination de son offre théorique d’accueil ou encore de l’évaluation de l’audience de la crèche et des investissements ou achats possibles avec ses moyens. Autant d’indices que BBK Management, qui prend sa mission au sens large, assure en accompagnant les responsables de crèche.
- Management : responsable des ressources humaines de son équipe d’auxiliaire de puériculture, d’éducateurs de jeunes enfants, la direction doit assumer sur ce plan, une gestion des temps, des plannings, suivi des CP, la gestion de la paie, de la fidélisation des salariés, des droits à la formation et des formalités liées aux recrutements. Des activités, qui une nouvelles fois, peuvent-être supportées majoritairement par le cabinet d’expertise comptable.
- Éducatif : avec la création d’un programme d’apprentissage et d’encadrement propice à l’éveil des jeunes enfants et à leur socialisation. Les dirigeants de crèches sont les garants du respect des normes et de la conformité des installations de l’établissement d’accueil de jeunes enfants dont ils ont la charge.
Sur quel indicateur peut-on baser ces décisions ?
Bien au-delà des documents comptables et tableaux de bords d’entreprises mentionnant l’actif et le passif d’une structure, ceux d’une EAJE doivent être construits sur mesure.
Les enjeux de ces tableaux de bords sont de gagner en lisibilité, en efficience, et de permettre à la direction une meilleure gestion de son temps dans la consolidation de son équipe ou encore sur la préparation et l’organisation du projet pédagogique au plus près des besoins des jeunes enfants.
Les indicateurs qu’il pourrait comporter en plus :
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- Le nombre d’inscrits par place
Afin de déterminer combien de familles peuvent bénéficier d’une même place en crèche. En moyenne sur le département du Rhône (69), chaque place en crèche bénéficie à 3,1 enfants.
Via le calcul sur l’année : Nombre d’inscrits / Capacité d’accueil en places
Grâce à la valeur obtenue on peut déterminer la typologie et les caractéristiques de la structure.
En effet si la valeur est supérieure à 5 ou 6, l’établissement correspond davantage à une Halte-Garderie qu’à une crèche.
Dans ce cas de figure, l’établissement offre ses services à un grand nombre d’enfants sur des période plus courtes.
A contrario, si la valeur ne dépasse pas 3, le nombre d’enfants est restreint mais la période d’accueil plus longue.
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- Le nombre moyen d’heures par place
Cette analyse couplée au nombre d’inscrits par place est un moyen de déterminer la fréquentation de la crèche.
L’enjeu est de rapprocher, le nombre total d’heure d’ouverture de l’EAJE avec le nombre total d’heures par place possible.
Via le calcul sur l’année : Somme annuelle des heures d’accueil facturées / Capacités d’accueil en place
Le résultat obtenu peut laisser apparaître une marge de progression pour l’établissement si le nombre d’heures par place est inférieur aux nombres d’heures totales d’ouverture de l’établissement.
Ex : Pour une crèche de 40 places qui cumule 2 000 heures d’ouverture et facture 1 700 heures d’accueil, le temps d’utilisation moyen de chaque place est de 42,5 h alors que l’établissement à une capacité de 50h par place.
Sur le département la moyenne se situe à 1 680 heures.
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- Le temps d’accueil moyen par enfant
Utilisé pour analyser les variations de l’offre d’accueil d’une année sur l’autre.
Il est question ici de savoir à quelle fin est utilisée la crèche par les parents et de réajuster ses installations en fonctions des résultats obtenus.
Via le calcul : Somme annuelle des heures d’accueil facturées / Nombre d’inscrits
On peut déterminer si les enfants sont accueillis sur des périodes plus ou moins longues qu’à N-1 et donc situer la crèche en matière de typologie.
Avec une valeur supérieure à 1 000 heures l’équipement est catégorisé crèche, entre 1 000 heures et 200 heures il est considéré comme « multi-accueil » et en dessous de 200 heures, il est assimilé à une halte-garderie.
Quand la moyenne en France se situe à 737 heures, le Rhône a une utilisation moindre avec 611 heures.
Quelle est la place de l’humain ?
Pour les métiers liés à la petite enfance plus particulièrement, les interactions au sein de l’équipe, entre l’équipe et les enfants, entre l’équipe et les parents sont nombreuses et tournées vers un objectif commun : un accueil de jeunes enfants le plus adapté.
Dans le contexte si délicat des EAJE selon certains professionnels, les sources de conflits les plus courantes se situent au niveau du cadre : la définition commune à l’ensemble de l’équipe de ce qu’est « un travail bien fait ».
La direction de la crèche a alors un rôle primordial de garant de la réflexion du cadre afin qu’il soit en permanence en adéquation avec l’évolution et les attentes liées à l’organisation.
L’enjeu vital est la communication, permettant souvent de prévenir les risques de conflit.
En effet les professionnels de la petite enfance exercent un métier à fort engagement moral et personnel. Ils privilégient souvent l’accueil et le bien-être des enfants au détriment des relations internes.
L’idée est donc d’instaurer une ambiance de « cohésion » entre les équipes et la direction, afin de faciliter les échanges et d’améliorer les conditions de travail.
Assurer des recrutements en adéquation avec l’équipe, préserver l’équité, la cohésion, l’écoute et le respect doivent faire partie des priorités de chaque dirigeant de crèche en plus de continuer à solliciter son expert-comptable qui n’a pas la tête que dans les chiffres.